Não há dúvida que todas as empresas armazenam, necessariamente, uma quantidade relevante de informações de pessoas que podem ou não vir a ser seus empregados, a cada vaga que se coloca para seleção de contratação.

São informações preciosas constantes de currículos e cadastros internos. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/18) assegura a proteção desses dados das pessoas físicas, e deve ser aplicada também nas relação de trabalho. Assim, as empresas e empregadores devem dar o tratamento adequado aos dados pessoais desde a coleta inicial destes, o armazenamento, e, ainda, ao final descarte destas informações quando entender que estes não serão mais necessários, conforma dispõe a citada lei.
Neste sentido, toda empresa deve ter a preocupação com o tratamento desses dados pessoais, pois a inadequação desta coleta e armazenamento poderá acarretar em multas, além de eventual responsabilização por dano material e moral.

A tecnologia traz ainda mais alerta, na medida em que independentemente do modo do armazenamento, se em banco de dados físicos ou informatizados, este último é cada vez mais utilizado, e a facilidade de acesso, com uma velocidade cada vez maior tanto em sua transmissão como em cruzamento de informações, potencializa a facilidade de vazamento de informações e a afetação de direitos fundamentais de cada trabalhador.

Assim, há que se ter em mente, de forma clara e objetiva, sempre se trazer segurança jurídica nesta relação (digitais ou não) e, ainda, estabelecer regras de proteção de dados e critérios no tratamento desses dados pessoais.

Pontuamos que na fase pré-contratual, o empregador pode solicitar para seleção dados de caráter menos sensível, como nome completo, a data de nascimento, estado civil, escolaridade, o número do CPF, filiação, a numeração do RG, o endereço de domicílio, o contato telefônico, e-mail etc. Neste momento, é recomendado o “princípio da minimização da coleta de dados”, ou seja, solicitar a menor quantidade de dados possíveis.

É importante ainda, ter documento em que o candidato dê a sua anuência expressa acerca da coleta e da utilização daqueles dados, adequando-os aos requisitos e princípios norteadores da LGPD.

Importante ainda que o empregador tenha cautela no pedido de informações pretéritas do candidato, já que a não discriminação é um dos pilares da LGPD e tem sido objeto de proibição pela Justiça do Trabalho. No entanto, referida regra comporta exceções, como a de solicitar atestado de antecedentes criminais para a função de vigilante.

Atenção devemos ter também na entrevista por videoconferência, cuja recomendação de cuidados com o armazenamento do vídeo gravado é ainda mais importante.

Relevante ainda, a cautela com os candidatos dispensados da vaga, pois deve ser estipulado prazo de manutenção da documentação e para o descarte de currículos do banco de dados da empresa (artigo 5º, XIV, LGPD), tal como há se se preocupar com a autorização expressa para compartilhamento de currículo com outras possíveis empregadoras (artigo 5º, XVI, LGPD).

Logo, entendemos que a cautela e organização nesta fase pré contratual, deve ser motivo de preocupação dos Recursos Humanos com a finalidade de minimizar os riscos envolvidos com a manutenção de um banco de dados com informações pessoais já consideradas desnecessárias. (Assunto publicado no jornal interativo do RH emrevista edição 15)

Dra. Claudia Padoan,
Sócia do escritório de Advocacia Pelegrinelli e Padoan Advogados